כיום כל עסק זקוק לקופה רושמת ללא כל קשר לגודלו, לתחום העיסוק שלו או אם הוא מוכר לסיטונאים או ללקוחות פרטיים. כבר בשלב התכנון של העסק יהיה עלינו לקחת בחשבון את נושא הקופה שתהווה חלק בלתי נפרד מהעסק החדש שלנו. השוק מציע מגוון רחב של קופות וההיצע עשוי לבלבל כל אחד, ועל כן יש לנסות ולהבין מה הם הצרכים שלנו שכן קיימים הבדלים גדולים בין הקופות השונות.
להכיר את סוגי הקופות
ישנם שני סוגים עיקריים של קופות. קופה רושמת וקופה ממוחשבת. כל קופה מתאימה לסוג אחר של עסק ומאפשרת לבצע פעולות שונות, לא תמיד תזדקקו לקופה המשוכללת ביותר אך ישנן פונקציות שונות אשר הן בגדר הכרח בעסקים שונים.
רושמת או ממוחשבת
הקופות הרושמות הן אלו בעלות הוותק שהיו כאן בעבר ושרתו את העסקים השונים וכמובן את הלקוחות שפקדו את העסק. הן היו רושמות את כל הפעילות החשבונית ומסכמות את ההכנסות. ברבות השנים הטכנולוגיה הביאה לנו את הקופה הממוחשבת שנחשבת להרבה יותר מתקדמת ומסוגלת לחשב פעולות חשבונאיות מורכבות יותר וגם להדפיס על כל קבלה שהיא מוציאה את הלוגו של העסק.
עסקים רבים זקוקים כיום לקופה ממוחשבת ומדובר בעיקר על אלו שעובדות עם השוק הקמעונאי כמו סופרים ורשתות גדולות שאמורות לנהל מלאי גדול, אלפי מוצרים, מועדון חברים ועוד דברים. הקופה הרושמת, לעומת זאת, תתאים לחנויות קטנות יותר שלא מחזיקות מלאי גדול בחנות ומשרתות מספר קטן יותר של לקוחות. כאשר אתם מקימים עסק יש להגדיר באופן מדויק מה יהיו הצרכים שלו ומי הוא קהל היעד שיגיע לקנות בו. זו הדרך הטובה ביותר לבחור את הקופה המתאימה.
צילום: יחצ
מתלבטים?
ההגדרה של הצרכים והיעדים היא חשובה בכל מקרה וגם אם אתם מתכננים לעבוד עם קופה רושמת. קופה רושמת תציין את מספר הפריטים והכמות שנמכרה בעוד קופה ממוחשבת תספק דוחות מפורטים בהרבה. כל עוד העסק לא דורש מאתנו להעמיד כמה קופות שמנהלות את העובדים או את מצב המלאי של החנות נוכל להסתפק בקופה רושמת שמאפשרת פעולות בסיסיות ביותר. כל חנות שמחזיקה במלאי גדול שצריך לנהל מומלץ לה לבחורה בקופה ממוחשבת שמסוגלת לבצע את החישובים בזמן אמת, לחסוך זמן רב ולהביא למצב של סדר בחשבוניות ובכל מה שמנהל בחנות.
ישנם עסקים מסוגים שונים וכל עסק עובד בשעות אחרות, ביום, בלילה או סביב השעון. קבלת שירות שקשור לקופה הממוחשבת היא חשובה מאוד ורצוי לבחור בחברה שמסוגלת לספק לכם שירות בשעות העבודה שלכם. לא כדאי להגיע למצב שבו החנות מלאה בקונים ובדיוק אז מתרחשת תקלה בקופה. על כן חשוב ליידע את החברה לגבי שעות הפעילות שלכם ולוודא שקיימים פתרונות חליפיים במקרים של תקלה עד לבואו של הטכנאי לתקן את התקלה.