מדוע מומלץ להשתמש בעסק בתוכנה להפקת חשבוניות וקבלות
בשנת 2001 אישרה הכנסת את חוק חתימה אלקטרונית - חוק שמעניק תוקף מחייב גם למסמכים שלא נחתמו על גבי נייר, עם עט, אלא דרך מחשב. לאורך השנים שחלפו מאז גופים רבים - גם במגזר הציבורי וגם בסקטור הפרטי - העבירו בזכות החוק חלק ניכר מההתנהלות הבירוקרטית ההכרחית למרחב הדיגיטלי. בפרט מומלץ לעסקים להשתמש בתוכנות ייעודיות אשר מפיקות חשבוניות וקבלות בלחיצת כפתור.
חיסכון משמעותי בזמן
המבוגרים שבינינו עוד זוכרים איך פעם אנשי מקצוע שהתבקשו לתת קבלה חיפשו בתיק שלהם את הפנקס הקטן והמרופט, שלפו אותו לאחר זמן מה (או נאלצו לרדת לאוטו לחפש אותו שם), איתרו את המקום הנכון בפנקס ואז מילאו בעט את כל הפרטים. עם תוכנה מתאימה כל מה שצריך לעשות כדי להפיק קבלה או חשבונית הוא להקליד בזריזות את שם הלקוח, סכום העסקה ומהותה, ללחוץ על כפתור - והמסמך מוכן, כשהוא כבר חתום מראש באופן אלקטרוני. התוצאה: הפקת חשבוניות וקבלות הופכת לפעולה שנמשכת שניות בודדות, ובעל העסק חוסך זמן יקר.
החיסכון המשמעותי בזמן מתעצם כשרוצים להפיק דוחות, בין אם לצרכים פנימיים ובין אם כדי למלא דוחות עבור מע"מ ומס הכנסה - בעל העסק נדרש להקדיש לא יותר מדקה עבור הפעולה, שמתבצעת באופן אוטומטי ע"י התוכנה.
מינימום בלגן ואפס סיכון לאובדן חשבוניות
עוד סיבה טובה לעבור להשתמש בתוכנה להפקת חשבוניות וקבלות היא שבדרך זו אף חשבונית או קבלה לא תלך לאיבוד. גם אם במקרה פרטי ההתחברות לתוכנה נשכחים, ניתן לשחזר אותם במהירות ובקלות, ולכן בכל נקודת זמן יש לבעל העסק גישה לכל חשבונית או קבלה שהוציא - גם לפי תאריכים וגם לפי שמות הלקוחות, כשבכל מקרה האיתור אורך מספר שניות.
בזכות עובדה זו אין סיכון לאי נעימות משמעותית מול רשויות המס. מינימום הבלגן גם מקל על הגבייה ולמעשה ניתן בלחיצת כפתור לקבל מיד את כל הלקוחות שעדיין יש להם חוב.
תדמית חיובית במיוחד וידידותיות לסביבה
תוכנה איכותית מאפשרת הפקת חשבוניות וקבלות מכל מכשיר, כולל סמארטפונים, ותמיד בקלות וביעילות ועם ממשק משתמש ידידותי. בנוסף שימוש בתוכנה כזו מתאפיין גם בידידותיות לסביבה, שכן אין יותר צורך להדפיס פנקסי חשבוניות וקבלות. במאה ה-21, כשכבר ברור ששינויי האקלים עלולים לפגוע במידה חמורה בחיים של כולנו, כל פעולה שמצמצמת את זיהום האוויר וניצול היתר של משאבי כדור הארץ, מתקבלת כמובן בברכה. בזכות עובדה זו החשבוניות הדיגיטליות נקראות לפעמים גם חשבוניות ירוקות, והן תורמות למיתוג העסק כולו כמתחשב בסביבה. למעשה הן מייצרות לעסק תדמית חיובית אפילו יותר - של עסק שיודע להשתמש באמצעים מתקדמים ולא נשאר תקוע מאחור. ביחד עם שירות הלקוחות המשופר, הרווח של העסק כבר הופך למשמעותי במיוחד, וזאת בנוסף ליתרונות המשמעותיים הקודמים.