שירותי ארכיב הם שירותים חדשניים שהופכים את החיים של בתי עסקים רבים לקלים יותר. מלבד לכך שלעסקים יותר נוח, הם גם עובדים סוף סוף כמו שצריך עם שירותי ארכיב. במקום לסמוך על כל אגף בחברה שלכם שישמור את המסמכים באופן מדויק, יש לנו שירותי ארכיב אשר ידאגו לשמור על המסמכים שלנו באופן ידני או דיגיטלי.
צילום: פריפיק
מה זה ארכיב?
המילה ארכיב מזכירה לו את המילה ארכיון, ולא סתם. מדובר על אותו מילה בערך, אך יש למילה שלוש משמעויות שונות. ארכיב הוא חומר ארכיוני, הוא גם מקום אחסון, והוא גם החברה המטפלת בארכיון. כל בעל עסק יודע כמה השלבים הראשונים הם קריטיים, ואיך מה שאנו עושים בהתחלה משליך אוטומטית על תפעול העסק בעתיד. החיסרון היחיד שיש בעסקים ויעידו על כך בתי עסק רבים הוא חוסר בסדר בכל הנוגע לטפסים ומסמכים חשובים. בתי עסק מנפיקים מאות מסמכים ביותר, ומי שמחזיק תחתיו עובדים לא יכול לפקח על כל עובד שישמור את המסמך, אתם צריכים לסמוך על עצמכם, או על תוכנה ייעודית אשר סורקת את המסמכים שלכם באופן אוטומטי ושומרת אותם.
שירותי ארכיב נועדו כדי לעזור לכם בניהול הארגוני של העסק. השירות כולל בניית עץ ארגון לחברה, התאמת התוכנה לעסק בהתאם לאגפים השונים, חלוקה של אילו מסמכים אנו רוצים לשמור ואילו פחות קריטיים, כל איזה פרק זמן נוכל לבצע סדר וזריקה של מסמכים סרוקים אשר אין לנו בהם שימוש, קביעת אנשי קשר ועוד...
מהם היתרונות בשירותי ארכיב?
ניהול ארגוני - בישראל ובעולם בכלל למעלה מ-70% אחוזים נסגרים אחרי השנה השנייה שלהם בשוק. הסיבה לכך שעסקים רבים נסגרים נובעת מסיבות שונות, וביניהם ניהול ארגוני כושל. כאשר אדם מחליט לפתוח עסק ואין לו את המידע הנדרש הוא לא יודע מול מה הוא עובד, אפילו כאשר מדובר על עסק קטן. הסוד להצלחה בעולם העסקים הוא סדר.
ידידותי לסביבה - שירותי ארכיב מסייעים לנו לשמור על הסביבה, אין צורך לכרות עצים כדי לשמור את המסמכים החשובים לנו. בתי עסק בעבר וחלק גם בהווה משתמשים בעשרות אלפי ניירות מדי שנה, כמובן שכולנו יודעים ממה מכינים דפים…
סוגים שונים - היתרון בשירותי ארכיב הוא שיש לנו מספר סוגים שונים של שירותי ארכיב, כך שנוכל להתאים באופן מושלם את השירות לעסק שלנו. יש שירותי ארכיון מותאמים לניירת ומסמכי נייר, יש שירות דיגיטלי, יש תוכנה בליווי של חברה, יש שירותי ארכיב דרך המחשב הפרטי וכן הלאה.
איך בוחרים חברת ארכיב?
אתם רוצים לבחור את החברה שמציעה לכם את השירות הטוב ביותר, וזאת לא לפני שאתם מוודאים מהו הניסיון של לחברה בתחום. חברה מקצועית תציע לכם תוכנית עבודה מסודרת וברורה, החברה צריכה לספק לכם מידע מדויק לגבי מה הם עושים עם המסמכים וכיצד התוכנה עובדת. וודאו שהחברה מוכרת ועובדת באופן מקצועי, במיוחד כאשר אתם בוחרים להשאיר את המסמכים שלכם אצלה. זכרו, יש לכם תמיד את האפשרות לבחור בין שירות דיגיטלי לבין שירות ידני, בשני המקרים כאשר יש צד שלישי בעניין הוא חלק בלתי נפרד מהמסמכים. דעו היטב את החברה אשר תיגע במסמכים הרגישים שלכם ושל הלקוחות שלכם.